Étude de cas · Électricité

Électricité : le parcours de Martin B. avec le Business Scan ORKYO.

Martin sait que son équipe travaille beaucoup, mais il manque d'une vision consolidée de ce qui est demandé, planifié, terminé ou à facturer.

Ces études de cas sont des exemples conçus pour illustrer le fonctionnement d'ORKYO.

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Le cas illustratif

Martin B.

Dirigeant — Entreprise d'électricité

Secteur: Entreprise d'électricité : dépannages, petites installations et travaux pour particuliers et petites entreprises
Effectif: 8 personnes : 6 électriciens terrain et 2 personnes à l'administration
Activité de l'entreprise: Les demandes arrivent par téléphone, courriel et recommandations. Martin chiffre, arbitre les urgences et suit lui-même l'avancement administratif.

La situation de départ

Une semaine type : des appels et des courriels arrivent pendant que Martin est sur un chantier, deux soumissions attendent d'être préparées, une troisième reste sans réponse, les urgences déplacent le planning, des interventions terminées ne sont pas encore facturées et quelques factures dépassent leur échéance. Le temps de Martin passe surtout à retrouver l'information plutôt qu'à décider.

Martin est sur un chantier : certaines demandes doivent être rappelées plus tard.
Les urgences modifient régulièrement le planning de la journée.
Les informations nécessaires à une intervention ne sont pas toujours regroupées au même endroit.
Une intervention terminée attend avant d'être administrativement prête pour la facturation.
Personne ne peut dire en un coup d'œil ce qui est demandé, planifié, terminé ou à facturer.

Informations demandées pour contextualiser le Business Scan

Secteur — Électricité

Tranche d'effectif — 6 à 10 employés

Contexte de l'entreprise

Organisation actuelle: Demandes notées au téléphone, suivi administratif assuré par le dirigeant
Activité illustrative: Dépannages et petites installations, avec des urgences fréquentes
Difficulté principale: Le passage de l'intervention terminée à la facture n'est pas déclenché par une étape claire

Ces éléments décrivent le scénario présenté. Ils ne correspondent pas tous à des champs demandés dans le Business Scan et aucune donnée n'est récupérée automatiquement dans les logiciels de l'entreprise.

Ce que le Business Scan met en évidence

Le dirigeant répond au Business Scan V3 d'ORKYO : 17 questions portant sur l'acquisition et l'engagement client, la planification et l'exécution, la facturation et l'argent ainsi que l'infrastructure et la continuité. Chaque question comporte deux volets et quatre niveaux de réponse. Le questionnaire demeure le même pour toutes les entreprises; les résultats sont ensuite contextualisés selon le secteur, l'effectif, les impacts déclarés et les validations du dirigeant.

Les quatre sections

1. Acquisition et engagement client
2. Planification et exécution
3. Facturation et argent
4. Infrastructure et continuité

Comment il fonctionne

• 17 questions
• 2 volets par question, soit 34 volets
• 4 niveaux de réponse par volet
• Environ 10 minutes
• Accès possible sans compte, création de compte facultative
• Sauvegarde possible dans un espace ORKYO et reprise sécurisée
• Guide explicatif disponible pendant le questionnaire
• Score global de maturité et 8 scores par dimension
• Étape d'impact déclaré, puis contextualisation par secteur et effectif
• Validation du dirigeant, puis sélection facultative de 0 à 3 priorités
• Synthèse personnalisée distinguant le rang d'urgence ORKYO et l'ordre opérationnel recommandé

Dimensions susceptibles de ressortir dans ce scénario

Clients et demandes
Planification et capacité
Exécution / intervention
Facturation

Les résultats réels dépendent exclusivement des réponses et des impacts déclarés par le dirigeant.

Exemple de constats possibles

Demandes suivies de mémoire

Les demandes reçues pendant les interventions ne sont pas toutes consignées au même endroit.

Planification bousculée par les urgences

Les urgences réorganisent la journée sans que le reste du planning soit reconstruit visiblement.

Interventions dont la clôture n'est pas confirmée

La fin du travail sur le terrain n'est pas marquée par une étape administrative.

Délai entre travail terminé et facture

La préparation de la facture dépend du moment où les informations remontent.

Validation du dirigeant

ORKYO ne décide pas à la place du dirigeant. Chaque constat lui est soumis, et il répond selon ce qui est affiché dans l'application :

Oui, c'est important
Oui, mais pas prioritaire
Non, cela ne correspond pas
J'aimerais en discuter

Les priorités retenues

Centraliser les demandes à rappeler
Suivre les interventions jusqu'à leur fermeture
Accélérer le passage du travail terminé à la facture

Dans cet exemple, le dirigeant choisit ces priorités. Un utilisateur réel peut en retenir 0, 1, 2 ou 3.

Pourquoi les priorités retenues ?

Centraliser les demandes à rappeler

Constat: Demandes suivies de mémoire
Impact sur le dirigeant ou l'équipe: Des demandes rappelées tardivement, parfois oubliées
Pourquoi cette priorité est retenue: Une demande non consignée ne peut être ni planifiée ni chiffrée.
Bénéfice recherché: Savoir à tout moment ce qui reste à rappeler.
Première action concrète: Consigner chaque demande reçue sur la fiche du client concerné.

Suivre les interventions jusqu'à leur fermeture

Constat: Interventions dont la clôture n'est pas confirmée
Impact sur le dirigeant ou l'équipe: Des interventions considérées comme terminées sans confirmation administrative
Pourquoi cette priorité est retenue: Sans clôture, l'étape suivante ne démarre pas.
Bénéfice recherché: Distinguer ce qui est réellement terminé de ce qui reste ouvert.
Première action concrète: Définir ce qui constitue la clôture d'une intervention.

Accélérer le passage du travail terminé à la facture

Constat: Délai entre travail terminé et facture
Impact sur le dirigeant ou l'équipe: Des travaux terminés en attente de facturation
Pourquoi cette priorité est retenue: Le délai administratif retarde l'ensemble du cycle.
Bénéfice recherché: Préparer la facture dès la clôture de l'intervention.
Première action concrète: Créer une tâche de facturation à la clôture de chaque intervention.

Un dossier, de la demande au paiement

1. Demande du client
Un client appelle pour un panneau électrique à remplacer; la demande est consignée sur sa fiche.
2. Préparation de la soumission
Martin note la visite, les mesures et le matériel nécessaire au même endroit que la demande.
3. Envoi de la soumission
La soumission est envoyée au client et la date d'envoi est enregistrée.
4. Relance de la soumission
Sans réponse après quelques jours, une relance est prévue plutôt que laissée à la mémoire.
5. Acceptation par le client
L'acceptation et le périmètre convenu sont consignés au dossier.
6. Planification de l'intervention
Les travaux sont placés au calendrier selon la capacité réelle de l'équipe.
7. Réalisation des travaux
L'électricien exécute l'intervention et confirme sa clôture le jour même.
8. Préparation et envoi de la facture
La clôture déclenche la préparation de la facture, sans ressaisie des informations.
9. Relance de la facture impayée
La facture dépassant son échéance apparaît dans les suivis à relancer.
10. Réception et enregistrement du paiement
Le paiement est enregistré et le dossier est refermé.

Cet exemple décrit un parcours recommandé, de la demande du client au paiement. Il ne décrit pas une automatisation déjà réalisée à la place du dirigeant.

Le gain recherché

Retrouver immédiatement l'état d'un dossier.
Savoir quelle soumission doit être relancée.
Repérer un travail terminé qui doit être facturé.
Identifier une facture impayée à relancer.
Limiter les doubles saisies et les recherches d'information.
Réduire les suivis effectués de mémoire.
Consacrer davantage de temps aux clients, aux opérations et à la croissance.

Si 10 dossiers par semaine nécessitent chacun 10 minutes de recherche ou de relance évitable, une meilleure organisation peut libérer environ 1 h 40 par semaine.

Cette estimation illustrative n'est pas une promesse de résultat. Le gain réel dépend du volume et de l'organisation de l'entreprise.

Avant / avec une organisation plus structurée

Avant

• Informations dispersées
• Suivis effectués de mémoire
• Soumissions oubliées
• Facturation retardée
• Relances irrégulières
• Visibilité limitée sur les paiements

Avec une organisation plus structurée

• État du dossier visible
• Prochaine action identifiable
• Soumission suivie
• Travail terminé transmis à la facturation
• Facture relancée
• Paiement enregistré
• Dirigeant moins dépendant de sa mémoire

Rang d'urgence ORKYO

1. Centraliser les demandes à rappeler
2. Accélérer le passage du travail terminé à la facture
3. Suivre les interventions jusqu'à leur fermeture

Ordre opérationnel recommandé

1. Demandes centralisées
2. Interventions planifiées et suivies
3. Travaux terminés confirmés
4. Factures préparées rapidement

Où votre entreprise perd-elle du temps entre la demande du client et le paiement ?

Le Business Scan ORKYO vous aide à repérer les principales frictions administratives et à choisir jusqu'à trois priorités d'amélioration. Environ 10 minutes, sans compte obligatoire.

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