Étude de cas · Services professionnels
Services professionnels : le parcours de Claire T. avec le Business Scan ORKYO.
Les collaborateurs gèrent plusieurs mandats en parallèle, et les informations sont réparties entre courriels, calendriers et fichiers individuels.
Ces études de cas sont des exemples conçus pour illustrer le fonctionnement d'ORKYO.
Le cas illustratif
Claire T.
Dirigeante — Entreprise de services professionnels
- Secteur
- Cabinet-conseil
- Effectif
- 6 personnes
- Activité de l'entreprise
- Les collaborateurs gèrent plusieurs mandats simultanément, avec des échéances contractuelles à surveiller.
La situation de départ
Une semaine type : des demandes de mandat à qualifier, des propositions envoyées qui attendent une décision, des livrables répartis entre consultants, des échéances suivies dans des fichiers individuels, des mandats terminés pas encore facturés et des honoraires impayés repérés tardivement.
- Les mandats à accepter sont arbitrés au cas par cas, sans critère commun.
- La charge de travail des consultants n'est pas visible avant de s'engager.
- Certains suivis clients dépendent de la mémoire du consultant responsable.
- La dirigeante ne sait pas immédiatement quels dossiers demandent son attention.
Informations demandées pour contextualiser le Business Scan
Secteur — Services professionnels
Tranche d'effectif — 1 à 10 employés
Contexte de l'entreprise
- Organisation actuelle
- Chaque consultant tient son propre suivi de dossiers
- Activité illustrative
- Mandats de conseil menés en parallèle pour plusieurs clients
- Difficulté principale
- Les prochaines actions importantes ne sont pas visibles au même endroit
Ces éléments décrivent le scénario présenté. Ils ne correspondent pas tous à des champs demandés dans le Business Scan et aucune donnée n'est récupérée automatiquement dans les logiciels de l'entreprise.
Ce que le Business Scan met en évidence
Le dirigeant répond au Business Scan V3 d'ORKYO : 17 questions portant sur l'acquisition et l'engagement client, la planification et l'exécution, la facturation et l'argent ainsi que l'infrastructure et la continuité. Chaque question comporte deux volets et quatre niveaux de réponse. Le questionnaire demeure le même pour toutes les entreprises; les résultats sont ensuite contextualisés selon le secteur, l'effectif, les impacts déclarés et les validations du dirigeant.
Les quatre sections
- 1. Acquisition et engagement client
- 2. Planification et exécution
- 3. Facturation et argent
- 4. Infrastructure et continuité
Comment il fonctionne
- • 17 questions
- • 2 volets par question, soit 34 volets
- • 4 niveaux de réponse par volet
- • Environ 10 minutes
- • Accès possible sans compte, création de compte facultative
- • Sauvegarde possible dans un espace ORKYO et reprise sécurisée
- • Guide explicatif disponible pendant le questionnaire
- • Score global de maturité et 8 scores par dimension
- • Étape d'impact déclaré, puis contextualisation par secteur et effectif
- • Validation du dirigeant, puis sélection facultative de 0 à 3 priorités
- • Synthèse personnalisée distinguant le rang d'urgence ORKYO et l'ordre opérationnel recommandé
Dimensions susceptibles de ressortir dans ce scénario
- Devis et conversion
- Planification et capacité
- Organisation / équipe
- Processus / documents
Les résultats réels dépendent exclusivement des réponses et des impacts déclarés par le dirigeant.
Exemple de constats possibles
Qualification des mandats variable
L'acceptation d'un mandat repose sur une appréciation individuelle.
Capacité non répartie
La charge par consultant n'est pas comparée avant l'engagement.
Suivis clients individuels
Chaque consultant tient son suivi hors d'un espace commun.
Prochaines actions peu visibles
La dirigeante doit demander l'état des dossiers pour savoir où agir.
Validation du dirigeant
ORKYO ne décide pas à la place du dirigeant. Chaque constat lui est soumis, et il répond selon ce qui est affiché dans l'application :
- Oui, c'est important
- Oui, mais pas prioritaire
- Non, cela ne correspond pas
- J'aimerais en discuter
Les priorités retenues
- Clarifier les mandats à accepter et à planifier
- Répartir la capacité entre les dossiers
- Rendre visibles les prochaines actions importantes
Dans cet exemple, le dirigeant choisit ces priorités. Un utilisateur réel peut en retenir 0, 1, 2 ou 3.
Pourquoi les priorités retenues ?
Clarifier les mandats à accepter et à planifier
- Constat
- Qualification des mandats variable
- Impact sur le dirigeant ou l'équipe
- Des engagements pris sans critère partagé
- Pourquoi cette priorité est retenue
- Un mandat mal qualifié pèse ensuite sur toute l'équipe.
- Bénéfice recherché
- Décider d'accepter sur une base commune.
- Première action concrète
- Définir les critères d'acceptation d'un mandat.
Répartir la capacité entre les dossiers
- Constat
- Capacité non répartie
- Impact sur le dirigeant ou l'équipe
- Une charge inégale entre consultants
- Pourquoi cette priorité est retenue
- La capacité disponible conditionne les délais promis.
- Bénéfice recherché
- Engager les délais en connaissance de cause.
- Première action concrète
- Rendre visible la charge de chaque consultant.
Rendre visibles les prochaines actions importantes
- Constat
- Prochaines actions peu visibles
- Impact sur le dirigeant ou l'équipe
- Des relances et échéances repérées tardivement
- Pourquoi cette priorité est retenue
- Ce qui n'est pas visible n'est pas arbitré.
- Bénéfice recherché
- Une vue commune des actions à venir.
- Première action concrète
- Regrouper les prochaines actions de chaque mandat.
Un dossier, de la demande au paiement
1. Demande du client
Un client sollicite un accompagnement; la demande est enregistrée et qualifiée.
2. Préparation de la proposition
Le périmètre, les livrables et la charge estimée sont réunis au dossier.
3. Envoi de la proposition
La proposition est envoyée avec sa date de décision attendue.
4. Relance de la proposition
La proposition sans réponse ressort dans les relances à effectuer.
5. Acceptation par le client
L'acceptation et le périmètre du mandat sont consignés.
6. Planification du mandat
La charge est attribuée aux consultants selon leur capacité réelle.
7. Réalisation du mandat
Les livrables sont produits et leur avancement reste visible pour l'équipe.
8. Préparation et envoi de la facture
La fin d'étape ou de mandat déclenche la préparation de la facture.
9. Relance de la facture impayée
Les honoraires non réglés apparaissent dans le suivi des créances.
10. Réception et enregistrement du paiement
Le paiement est enregistré et le mandat est clôturé.
Cet exemple décrit un parcours recommandé, de la demande du client au paiement. Il ne décrit pas une automatisation déjà réalisée à la place du dirigeant.
Le gain recherché
Le gain recherché
- Retrouver immédiatement l'état d'un dossier.
- Savoir quelle soumission doit être relancée.
- Repérer un travail terminé qui doit être facturé.
- Identifier une facture impayée à relancer.
- Limiter les doubles saisies et les recherches d'information.
- Réduire les suivis effectués de mémoire.
- Consacrer davantage de temps aux clients, aux opérations et à la croissance.
Si 9 dossiers par semaine nécessitent chacun 10 minutes de recherche ou de relance évitable, une meilleure organisation peut libérer environ 1 h 30 par semaine.
Cette estimation illustrative n'est pas une promesse de résultat. Le gain réel dépend du volume et de l'organisation de l'entreprise.
Avant / avec une organisation plus structurée
Avant
- • Informations dispersées
- • Suivis effectués de mémoire
- • Soumissions oubliées
- • Facturation retardée
- • Relances irrégulières
- • Visibilité limitée sur les paiements
Avec une organisation plus structurée
- • État du dossier visible
- • Prochaine action identifiable
- • Soumission suivie
- • Travail terminé transmis à la facturation
- • Facture relancée
- • Paiement enregistré
- • Dirigeant moins dépendant de sa mémoire
Rang d'urgence ORKYO
- 1. Rendre visibles les prochaines actions importantes
- 2. Répartir la capacité entre les dossiers
- 3. Clarifier les mandats à accepter et à planifier
Ordre opérationnel recommandé
- 1. Mandats qualifiés
- 2. Capacité attribuée
- 3. Responsabilités clarifiées
- 4. Prochaines actions suivies
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